Politique de confidentialité de l’entreprise

Introduction
Xpera, est une entreprise ayant des bureaux provinciaux à Vancouver, Victoria, Nanaimo, Calgary, Edmonton, Red Deer et Lethbridge, Canada et qui traite des requêtes locales, nationales et internationales. Notre entreprise et nos enquêteurs ont les licences adéquates et sont réglementés par le Ministère du Soliciteur Général.

En tant que cabinet de conseil en sécurité et entreprise d'investigation aux services complets, notre activité consiste à mener des enquêtes et recueillir des informations. Xpera recueille quotidiennement des informations personnelles sur des individus. Nous comprenons la valeur sociétale de la protection des renseignements personnels et de s’assurer de leur bonne garde.

A Xpera, nous respectons la nouvelle Loi fédérale sur la Protection des Renseignements Personnels et les Documents Electroniques (LPRPDE) et reconnaissons l'importance de normes nationales conçues pour protéger les informations personnelles que nous recueillons. Conformément à la loi, nous collectons des informations personnelles sur des individus dans les cas d’infraction potentielle de la loi ou violation d'accord ou toute autre circonstance qui nous permettent de recueillir légalement ces informations conformément aux lois du Canada.

La politique de confidentialité de Xpera respecte et se conforme au code sur la protection des renseignements personnels de la CSA comme suit :


1. Responsabilité

Xpera sera responsable de toutes les informations personnelles dont nous avons le contrôle. Nous avons désigné plusieurs individus pour former un comité de la protection des renseignements personnels dirigé par notre directeur de la protection des renseignements personnels dont la responsabilité est d'assurer que notre organisation se conforme à la protection de la vie privée en adhérant aux politiques et procédures indiquées dans nos normes de pratique.

Le directeur de la protection des renseignements personnels pour Xpera est Ken Cahoon, directeur des opérations. Toute demande de conformité au respect de la vie privée ou à la gestion des informations doit être adressée à son attention. Après réception d’une requête, M. Cahoon répondra dans les 30 jours. Vous pouvez contacter M. Cahoon comme suit :

Xpera
#101 – 8333 Eastlake Drived
Burnaby, BC  V5A 4W2

Telephone: 1.800.661.9077

Email:  ligneConfidentielle@xpera.ca



Xpera s’est engagé à :

  • Protéger les informations personnelles dont nous avons le contrôle
  • Permettre aux individus de demander des informations, d’apporter des modifications à leurs renseignements personnels et de déposer plainte contre Xpera en s’adressant à notre directeur de la protection des renseignements personnels
  • Fournir une formation continue sur la gestion des informations à notre personnel
  • Développer des informations pour expliquer au public et à nos clients les politiques et procédures qui permettent à Xpera de se conformer à la loi sur la protection des renseignements personnels
  • Bien que nous utilisons que très rarement des tiers pour traiter des informations personnelles, nous prendrons les moyens raisonnables pour s’assurer que tout transfert de renseignements personnels aux tiers se passe à un niveau de protection comparable à celui utilisé par Xpera.

2. Identification Des Buts

Xpera identifiera le but pour lequel nous recueillons des informations personnelles sur des individus particuliers au moment ou avant la collecte. Toutes les demandes reçues de notre entreprise, du gouvernement et d'autres clients seront examinées de près pour s’assurer que leurs demandes d'informations soient conformes avec la LPRPDE. Nous pouvons choisir d’expliquer verbalement aux individus concernés les buts pour lesquels des informations personnelles sont recueillies et placer par la suite une note dans le fichier concerné indiquant que cela a été fait ou, sinon, un formulaire de demande peut être utilisé.

à la suite de la collecte d'informations personnelles, Xpera peut identifier un nouveau but ou une nouvelle utilisation pour les informations. Dans un tel cas, nous chercherons à obtenir le consentement préalable pour cette nouvelle utilisation, même si nous avons déjà identifié certains buts initiaux. Ces efforts seront seulement entrepris quand le « nouveau but » ou « utilisation »désigné diffère manifestement du but initialement identifié.

3. Consentement

Xpera obtiendra le consentement approprié d'individus quant à la collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations personnelles, sauf où la loi fournit une exception. Nous pouvons obtenir le consentement express pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation d'informations personnelles ou pouvons agir en conséquence quand nous déterminons que le consentement a été suggéré par les circonstances.

Le consentement express est l'autorisation spécifique donnée par l'individu concerné à Xpera, soit oralement ou par écrit. Le consentement implicite, c’est lorsque Xpera n'a pas reçu de consentement spécifique, mais que les circonstances nous permettent de recueillir, utiliser, ou divulguer des renseignements personnels.

Dans la plupart des cas, faire savoir aux individus que nous recueillons des informations sur eux et obtenir leur consentement iraient à l’encontre du but d'une enquête, particulièrement en ce qui concerne l’infraction d'une loi ou la violation d'un accord. Des informations personnelles seront uniquement recueillies, utilisées et divulguées sans consentement par des employés de Xpera conformément à la Section 7 de la loi sur la Protection des Renseignements Personnels et les Documents Electroniques, S.C. 2000, c.5 (LPRPDE) ou sous d'autres moyens légaux.

4. Limitations de la Collecte

Xpera limitera sa collecte d'informations personnelles à ce qui est nécessaire pour les buts que nous avons identifiés. Nous recueillerons uniquement des informations personnelles dans des buts spécifiques, légitimes et ne recueillerons pas d'informations personnelles au hasard.

Xpera recueillera uniquement des informations à travers des moyens légaux et honnêtes, sans induire en erreur ou tromper des individus sur le but pour lequel les informations sont recueillies. Nos politiques et procédures relatives aux limitations de la collecte d'informations personnelles seront régulièrement communiquées à nos enquêteurs qui s’occupent de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation d'informations personnelles.

5. Limitations D'Utilisation, De Divulgation et de Conservation

Xpera limitera l'utilisation, la divulgation d'informations personnelles aux buts pour lesquels elles ont été initialement recueillies, sauf consentement de l'individu ou autrement permis conformément à la loi. Xpera conservera uniquement des informations personnelles pour la durée nécessaire à l’accomplissement de ces buts. Les informations personnelles qui ne sont plus exigées pour accomplir des buts identifiés seront détruites, effacées, ou rendues anonymes.

Veuillez noter qu'il peut y avoir des situations où Xpera utilise, divulgue ou conserve des informations personnelles dans des buts légitimes non identifiés par l'individu à qui les informations appartiennent y compris les situations mentionnées dans la Section 3 (Consentement).

6. Exactitude

Xpera s’efforcera d’assurer que les informations personnelles recueillies dans des buts précis soient exactes, complètes et à jour. Notre but est de réduire au minimum la possibilité que des informations inappropriées ou imprécises peuvent être utilisées pour prendre une décision concernant tout individu dont nous traitons les informations personnelles.

Le processus pour assurer l'exactitude et la conformité impliquera de :

  • Définir clairement le but désigné du client / l’utilisation des informations personnelles qui sont demandées
  • Recueillir les informations initiales de la part du client
  • Demander au client de vérifier l'exactitude et l’exhaustivité des informations personnelles qu’il fournit
  • Passer régulièrement en revue les procédures de collecte et les sources
  • Vérifier l'exactitude des informations en contactant des tiers (p.ex. bureaux d'immatriculation et de délivrance des permis de conduire, etc)
  • Si une erreur importante ou une omission sont identifiées, nous corrigerons ou modifierons les informations de manière appropriée
  • Lorsque nécessaire, nous enverrons les informations corrigées ou modifiées aux tiers qui ont eu accès aux informations en question

 

7. Sauvegardes

Xpera sauvegardera toutes les informations personnelles dont nous avons le contrôle de manière appropriée au caractère sensible des informations. Nous prendrons toutes les mesures de sécurité physiques nécessaires, y compris en mettant des alarmes et en verrouillant correctement nos installations et/ou en enfermant toutes les informations personnelles dans des meubles de classement sécurisés. Tous les enquêteurs de Xpera et le personnel administratif ont été correctement formés à ces politiques de sauvegarde.

Le public n’est pas autorisé à accéder à nos installations à moins d’être identifié, enregistré et escorté par un membre du personnel qualifié.

Les informations personnelles dont Xpera a le contrôle peuvent être stockées électroniquement. Nous faisons l’entretien de nos propres serveurs, sur place, et ils sont protégés grâce à l’application des dernières mesures techniques, ainsi que par la restriction d'accès physique.

Xpera a une politique stricte respectant la gestion et la distribution d'informations personnelles, que ce soit de manière électronique ou autre et nous nous assurons que tout le personnel est formé à ces procédures. Nous distribuons les informations personnelles qu’aux personnes directement concernées.

Nous prendrons toutes les précautions nécessaires lors de l’élimination ou la destruction d'informations personnelles pour empêcher que des tiers non autorisés obtiennent l’accès aux informations personnelles. Ces mesures incluent :

  • S’assurer que personne ne puisse récupérer des informations personnelles après leur destruction,
  • Détruire des documents avant de recycler les résidus,
  • Supprimer les informations stockées électroniquement,
  • Détruire les disques durs, les clés USB, les disques, etc., quand ils ne sont plus utiles et mis hors service.

 

8. Transparence

Xpera rendra les informations concernant le respect de nos politiques et procédures régissant notre gestion des informations aisément disponibles aux individus le demandant.

Les enquêteurs et le personnel de Xpera rendront accessible au public des informations facilement compréhensibles sur notre entreprise, sur nos politiques de protection de la vie privée et sur notre code de protection des renseignements personnels.

Ces informations sont disponibles en nous demandant une copie. Veuillez contacter Xpera au (604) 517-4545 ou 1-800-661-9077 ou vous pouvez y accéder sur notre site internet à www.xpera.ca

 


9. Accès Individuel

Sur demande, un individu sera informé de l'existence, l'utilisation et la divulgation de ses informations personnelles dont nous avons le contrôle. L’accès à ces informations peut lui être accordé et il peut être autorisé à contester l'exactitude et l’exhaustivité de ces informations.

Il y a des exceptions légales qui nous empêcheront de fournir un tel accès, qui incluent, mais ne sont pas limitées aux cas suivants :

  • Des informations personnelles sur une autre personne pourraient être révélées
  • Des informations commercialement Confidentielles pourraient être révélées
  • La vie ou la sécurité de quelqu’un pourrait être compromis
  • Les informations ont été recueillies sans consentement dans des buts en rapport avec une enquête d'infraction d'une loi ou d’une violation d'un accord ou d'autre exemption légale
  • Les informations ont été générées en cours d’un processus officiel d’une résolution de conflit
  • Les informations sont protégées par le privilège Solicitateur/Client
  • Quand restreint de fournir cette divulgation conformément à d'autre législation fédérale ou provinciale


10. Contestation de Conformité

Un individu peut contester la conformité avec les politiques et les procédures mentionnées ci-dessus en s’adressant à notre directeur de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont inscrites dans la Section 1 (Responsabilité).

Xpera
Politique de confidentialité du site internet

En aucun cas, nous ne recueillerons des informations à votre sujet sans votre consentement explicite. De temps en temps, nous pouvons offrir des produits ou des téléchargements à l’essai et pouvons demander quelques informations lors de l’inscription. De telles informations sont gardées strictement Confidentielles. Si nous recueillons des informations à votre sujet, nous vous fournirons les moyens de modifier facilement de telles informations pour assurer que ces informations soient correctes et à jour.

Xpera se protège de manière stricte contre n'importe quel accès non autorisé ou divulgation de vos informations. Nous ne vendons, ni n’achetons vos informations.

Xpera utilise les statistiques de base de site internet pour compter le nombre de personnes venant sur notre site. Les informations recueillies ne vous identifient nullement, ni vous, ni votre ordinateur et ne permettent en aucune façon de remonter jusqu’à vous. Nos statistiques du site internet nous indiquent simplement le nombre d’utilisateurs qui visitent notre site et quelles pages ils ont visitées, ainsi que d'autres informations anonymes comme c’est la pratique avec la plupart des sites internet.

Si pour n'importe quelle raison, vous ne croyez pas que vos informations personnelles sont gérées selon les susdits paragraphes, veuillez contacter l'administrateur du site et nous traiterons cette question promptement.


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